Prosedur permohonan penerbitan Surat Keterangan untuk pengurusan penerbitan Surat Tanda Pendaftaran Agen atau Distributor Barang dan atau Jasa


Dokumen yang Diperlukan Prosedur Permohonan & Penerbitan FAQ Kontak Lebih Lanjut

Dokumen yang Diperlukan

Untuk Pendaftaran Baru

  1. Application Letter (New) [Download
  2. Distributor Agreement/Letter of Authorization
    (yang telah mendapat legalisasi Notaris, Legal Affairs Bureau, Ministry of Foreign Affairs, serta Bagian Konsuler KBRI Tokyo (legalisasi pada tahun yang sama dengan tahun pengajuan permohonan)) dengan menyertakan 1 copy
  3. Tokibo Tohon (Certified copy of corporate registration)
  4. Amplop balasan

Untuk Perpanjangan

  1. Application Letter (Extension)[Download
    (mendapat legalisasi Notaris, Legal Affairs Bureau, Ministry of Foreign Affairs, serta Bagian Konsuler KBRI Tokyo (legalisasi pada tahun yang sama dengan tahun pengajuan permohonan))[1]
  2. Distributor Agreement/Letter of Authorization yang masih berlaku
  3. Tokibo Tohon (Certified copy of corporate registration)
  4. Amplop balasan

Pada dasarnya, legalisasi dilakukan terhadap dokumen seperti Surat Kontrak atau semacamnya, akan tetapi jika melakukan perpanjangan, dan surat kontrak masih dalam masa berlaku, sehingga tidak bisa dilegalisasi kembali, karena sudah pernah sebelumnya, maka legalisasi dilakukan terhadap Application Letter, setelah itu baru melakukan pengajuan penerbitan Surat Keterangan.


Prosedur Permohonan & Penerbitan

    • Permohonan dilakukan oleh pihak perusahaan yang ada di Jepang.
    • Bagian Perdagangan tidak menyediakan loket khusus. Permohonan dilakukan dengan mengirimkan dokumen yang diperlukan melalui pos atau layanan pengiriman lain.
    • Jika ingin menyerahkan langsung dokumen yang diperlukan segera setelah menerima dokumen yang telah dilegalisasi dari Bagian Konsuler, Dimohon untuk menghubungi terlebih dahulu. Jika ternyata karena keperluan mendadak kami tidak dapat menerimanya secara langsung, dokumen dapat dititipkan ke resepsionis/security untuk disampaikan ke Bagian Perdagangan.
    • Surat yang diterbitkan akan dikirimkan menggunakan amplop balasan yang kami terima. Jika kami tidak menerima amplop balasan, surat akan dikirimkan dengan COD (Yamato Transport).
    • Surat dapat juga diambil langsung dengan melakukan pemberitahuan sebelumnya. Jika ternyata karena keperluan mendadak kami tidak dapat menyerahkannya secara langsung, dokumen akan kami titipkan ke resepsionis/security.

Alamat pengiriman dokumen:

Trade Division
Embassy of The Republic of Indonesia – Tokyo
5-2-9, Higashi-Gotanda,
Shinagawa-ku, Tokyo 141-0022
Telp: 03 3441 4201

FAQ

① Terkait permohonan & penerbitan

Apakah penerbitan surat tersebut memerlukan biaya?

Tidak

Berapa lama waktu yang diperlukan untuk penerbitan surat?

Untuk menerbitkan surat keterangan, diperlukan tanda tangan Atase Perdagangan, dan karena tidak setiap hari ada di tempat, dikarenakan jadwal ke luar, atau sedang dinas ke luar kota atau luar negeri, waktu yang diperlukan untuk penerbitan tidak selalu sama.

② Terkait dokumen yang diperlukan

Apa yang dimaksud "Agency Status" pada Application Letter?

Misalnya, “Sole agent/distributor”, “Exclusive/Non-exclusive distributor”, atau semacamnya.

Apakah penanda tangan Application Letter harus sama dengan dokumen lain seperti surat kontrak?

Tidak harus orang yang sama.

Apakah Application Letter harus ditanda tangan oleh pimpinan perusahaan?

Tidak harus oleh pimpinan. Bisa oleh pegawai dari bagian yang melakukan proses pengurusan.

Apakah Application Letter harus diberi cap perusahaan?

Dengan tanda tangan saja sudah cukup.

Dokumen asli terlanjur dikirim ke Indonesia, apakah bisa menggunakan salinannya saja?

Jika proses legalisasi dokumen sudah lengkap sampai ke Bagian Konsuler KBRI, pengajuan Surat Keterangan bisa dilakukan dengan menggunakan salinan.

Apakah dokumen yang asli akan dikembalikan?

Selain Application Letter dan Tokibo Tohon, jika menyerahkan dokumen lain yang asli, maka akan dikembalikan bersama dengan Surat Keterangan.

Apakah Tokibo Tohon (Certified copy of corporate registration) perlu diterjemahkan dalam bahasa Inggris?

Tidak perlu. Serahkan yang berbahasa Jepang saja.

③ Tentang surat yang diterbitkan

Seperti apakah surat yang diterbitkan?

Surat yang diterbitkan adalah surat seperti contoh ini.

④ Lain-lain

Bagaimana cara mendapatkan legalisasi Notaris, Legal Affairs Bureau dan Ministry of Foreign Affairs?

Lihat gambar alur prosedur yang ada di halaman ini. Kotak nama yang ada dalam gambar dapat diklik untuk melihat keterangan mendetail atau halaman referensinya. Hanya saja, untuk halaman tertentu, hanya tersedia dalam bahasa Jepang.

Bagaimana cara mendapatkan legalisasi Bagian Konsuler KBRI Tokyo?

Lihat catatan kaki (2) yang ada di halaman ini.

Kontak Lebih Lanjut

Jika ada hal-hal yang perlu ditanyakan lebih lanjut, dapat langsung menghubungi Bagian Perdagangan KBRI Tokyo di kontak berikut.

Telp: 03-3441-4201(Ext. 322)
E-mail: trade@kbritokyo.jp


インドネシア商務省にて、代理店・販売店登録に必要な書類(Surat Keterangan)発行の手続きについて

必要書類  申請受付・交付 FAQ お問い合わせ

必要書類

代理店の新規登録の場合

  1. 申請書/Application Letter (New) [ダウンロード
  2. 契約書/Distributor Agreement/Letter of Authorizationの原本(公証役場・法務局・外務省及びンドネシア大使館領事部の認証(申請時と同年)を受けたもの)とコピー1部
  3. 商業登記簿謄本(「履歴事項全部証明書」又は「現在事項全部証明書」)
  4. 返信用封筒

代理店の更新登録の場合

  1. 更新登録用の申請書/Application Letter (Extension)[ダウンロード
    (公証役場・日本国法務局・日本国外務省及びインドネシア大使館領事部の認証(申請時と同年)を受けたもの(注1)
  2. 有効期限内且つ公証役場・法務局・外務省及びンドネシア大使館領事部の認証を取得済みの契約書/Distributor Agreement/Letter of Authorizationの原本とコピー1部
  3. 商業登記簿謄本(「履歴事項全部証明書」又は「現在事項全部証明書」)
  4. 返信用封筒

基本的には、公証役場・法務局・外務省及び領事部の認証を受けるのは契約書等ですが、契約有効期間内で登録更新をする場合等、公証役場等の一度認証を受けたものは、同じものを再度認証を受けることはできない(詳しくは公証役場まで直接お問い合わせください)。その場合、申請書が公証役場・法務局・外務省及び領事部の認証を受けることで、Surat Keteranganの発行申請ができます。


申請受付・交付

    • 商務部では専用の窓口はなく、通常は必要書類を郵送して頂きます。
    • 領事部で認証済の書類を受取後(又は来館して)直接手渡しを希望する場合は、メールなどで事前にご連絡下さい。但し、急な外出もあるので、事前に連絡を頂いても、直接お受け取りできないこともありますので、ご了承下さい。その場合は、受付・警備員の人に預けて頂くようお願いします。
    • 書類の交付は、頂いた返信用封筒で発送します。返信用封筒を頂いていない場合は着払い(ヤマト運輸)にて発送します。
    • 直接受取を希望する場合は、メールなどで事前に連絡を下さい。但し、急な外出もあるので、その場合は、書類を受付・警備員の人に預けさせて頂きますので、ご了承ください。

郵送申請の場合の送付先:
〒141-0022
東京都品川区東五反田5-2-9
インドネシア共和国大使館 商務部
電話: 03-3441-4201


FAQ

① 申請・発行に関して

発行手数料はあるか?

発行手数料はありません。

申請から発行までに要する時間は?

書類の発行には商務部長のサインが必要ですが、外出や海外出張も多々あるので、発行までに要する時間はいつも同じではありません。

② 必要書類に関して

申請書の中の「Type of Company」とは?

会社の英語名で使われる”Limited Company”、”Incorporated”等のようなものです。

申請書の中の「Agency Status」とは?

例えば、”Sole agent/distributor”、”Exclusive/Non-exclusive distributor”のようなものです。

申請書のサインは契約書等の書類のサインと一致させなければならないか?

一致させる必要はありません。

申請書のサインは会社の代表でなければならないか?

会社の代表のサインでなくても結構です。担当部署の方でも結構です。

申請書に会社の印は必要か?

サインのみでも問題ありません。

契約書等の原本がインドネシアに送ったので、コピーしか用意できないが、コピーでも申請可能か?

領事部まで認証済みのものであれば、コピーでも申請可能です。

契約書等の原本を提出しての申請の場合、原本を返却してもらえるか?

申請書と登記簿謄本以外の契約書等の原本を頂いた場合は、発行する書類と一緒に返却します。

商業登記簿謄本はインドネシアの会社のも必要か?

不要です。日本の会社ののみ提出してください。

商業登記簿謄本の英語訳は必要か?

不要です。日本語で問題ありません。

③ 発行される書類に関して

どのようなものが発行されるか?

この書類のようなものが発行されます。

④ その他

公証役場、法務局、外務省での認証取得手続きについて教えてください。

このページにあるフローの図の中の各項目をクリックすると、詳細・参考ページが表示されますので、ご参考下さい。

インドネシア大使館領事部での認証取得手続きについて教えてください。

このページの(注2)をご参考下さい。

お問い合わせ

インドネシア大使館 商務部
電話:03-3441-4201(内線:322)
メール:trade@kbritokyo.jp