Pemberitahuan

Sehubungan dengan Libur Penobatan Kaisar Jepang dan Golden Week, pelayanan permohonan dan pick up paspor/affidavit dibuka sampai dengan tanggal 26 April 2019. Pelayanan selanjutnya dibuka kembali pada tanggal 7 Mei 2019.

*Pada tanggal 17 April 2019 (Hari Pemungtan Suara) pelayanan ditutup.

Layanan dokumen WNI – Document Services for Indonesian – インドネシア人のための公共サービス

Laporan Kedatangan Mahasiswa, Karyasiswa, Trainee, dan Researcher

Seluruh Mahasiswa, Karyasiswa, Trainee, dan Researcher Indonesia yang belajar di Jepang, diwajibkan melapor kepada Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) di Tokyo, serta Bidang Pendidikan dan Kebudayaan di KBRI Tokyo. link http://www.atdikbudtokyo.com

Untuk pelaporan ini agar diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Bagi yang memiliki paspor biasa (warna hijau) agar memperlihatkan/ menyerahkan :
  1. Paspor asli.
  2. Photo ukuran 4X6 sebanyak 2 buah.
  3. Surat tugas belajar/Surat dari Sekretariat Kabinet RI.
  4. Formulir Pelaporan Diri dari Bidang Imigrasi (formulir ini dapat diperoleh di Bagian Imigrasi KBRI Tokyo).
  5. Photocopy Paspor (halaman pertama, yang ada photo pemilik paspor).
  6. Photocopy Alien Registration (KTP Jepang).
  7. Formulir Pendaftaran dari Bidang Pendidikan dan Kebudayaan (formulir ini dapat diperoleh di Bidang Dikbud KBRI Tokyo).
Bagi yang memiliki paspor biasa (warna hijau), untuk pengurusan paspor, silahkan menghubungi langsung Bagian Imigrasi KBRI Tokyo (tel. 03-3441-4201).

Bagi yang tidak dapat datang di KBRI Tokyo, pelaporan kepada Bidang Pendidikan dan Kebudayaan dapat dilakukan melalui pos. Untuk ini diharapkan agar menghubungi staf Bidang Dikbud KBRI Tokyo (tel. 03-3441-4201) untuk mendapatkan formulir-formulir yang diperlukan.

Pelaporan melalui pos, diharuskan menyertakan amplop balasan [ukuran 12 cm x 23.5 cm] yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap, serta perangko seharga 560 yen, dan diharuskan mengirimkan paspornya melalui pos tercatat/register mail (kakitome) dan ditujukan ke :

Bidang Pendidikan
Kedutaan Besar Republik Indonesia – Tokyo
5-2-9, Higashi-Gotanda, Shinagawa-ku, Tokyo, 141-0022, Japan
Telp.: +81-3-3441-4201 Ext 240, 241, 242, 243
Fax: +81-3-3280-5609

Download Formulir:

Formulir Laporan Kelulusan
Formulir Laporan Belajar
Formulir Perpanjangan Paspor Dinas
Formulir Permohonan Surat Berlibur
Formulir Permohonan Note Verbal
Formulir Kedatangan Paspor Biasa
Formulir Kedatangan Dari Bidang Dikbud
Formulir Kedatangan Paspor Dinas
Formulir Legalisasi Barang Pindahan

Informasi dan Formulir Lengkap

Seluruh Mahasiswa, Karyasiswa, Trainee, dan Researcher yang sedang tugas belajar/ training di Jepang, diharuskan menyampaikan Laporan Belajar kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo, dan kepada Pimpinan Instansi di Indonesia yang memberi tugas belajar ke Jepang. Laporan Belajar kepada Atase Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo harus disampaikan menurut periode setiap tiga bulan, yaitu periode : Januari-Maret; April-Juni; Juli-September; dan Oktober-Desember.

Laporan Belajar ini dapat disampaikan dengan cara pengiriman melalui pos ke alamat :

Indonesian Embassy
Educational & Cultural Section
5-2-9 Higashi Gotanda, Shinagawa-ku Tokyo 141-0022.

 

Catatan :
Apakah mahasiswa yang mengirim LAPORAN BELAJAR DI JEPANG atau LAPORAN KELULUSAN/SELESAI TUGAS BELAJAR sudah melaporkan keberadaannya dengan mengisi formulir isian LAPORAN KEDATANGAN di Jepang ke Bidang Pendidikan & Kebudayaan di KBRI Tokyo ? Apabila belum, dimohon untuk segera melaporkan diri.

DOWNLOAD FORMULIR

Formulir Laporan Kelulusan
Formulir Laporan Belajar
Formulir Perpanjangan Paspor Dinas
Formulir Permohonan Surat Berlibur
Formulir Permohonan Note Verbal
Formulir Kedatangan Paspor Biasa
Formulir Kedatangan Dari Bidang Dikbud
Formulir Kedatangan Paspor Dinas
Formulir Legalisasi Barang Pindahan

Informasi dan Formulir Lengkap

Para Mahasiswa/Karyasiswa yang lulus program atau telah menyelesaikan tugas belajarnya di Jepang, diharuskan melapor di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo, dengan menyampaikan/mengisi Formulir Kelulusan/Selesai Tugas Belajar.

Bagi para Mahasiswa/Karyasiswa yang akan melegalisasi ijasah/surat tanda tamat belajarnya (baik dalam bahasa Jepang atau terjemahannya), dipersilahkan datang di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo atau dikirim melalui pos, dengan persyaratan :

  1. Sudah melapor/terdaftar di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.
  2. Telah menyampaikan laporan belajar sampai periode tiga bulan terakhir.
  3. Membuat surat permohonan kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.
  4. Melampirkan Laporan Kelulusan/Selesai Tugas Belajar. (formulir ini dapat diperoleh di Bidang Dikbud KBRI Tokyo).
  5. Membawa/mengirimkan Ijazah (fotokopi 1 lembar), Surat Tanda Tamat Belajar (asli 1 lembar) dan Transcript of Record (asli 1 lembar).
  6. Melampirkan amplop yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap, serta perangko secukupnya seharga berat pos yang akan dikirim.
  7. Untuk legalisasi tidak dikenakan biaya administrasi (maksimal 10 lembar).
Informasi tambahan :

Pelayanan legalisasi akan diselesaikan apabila Saudara melampirkan print out formulir isian dari on line dan mengirimkannya bersama sama dengan copy ijasah yang akan dilegalisasi. Tak lupa juga melampirkan amplop yg sudah diberi alamat lengkap serta perangko secukupnya (EMS   dibawah 300 gram ¥ 900  ). Apabila menginginkan dikirimkan ke nama penerima yang berbeda dari copy ijasah yg dilegalisasi maka jangan lupa untuk menuliskan nama sendiri serta dibubuhi d/a.

Untuk informasi lebih lengkap silakan hubungi :

Bidang Pendidikan
Kedutaan Besar Republik Indonesia – Tokyo
5-2-9, Higashi-Gotanda, Shinagawa-ku, Tokyo, 141-0022, Japan
Telp.: +81-3-3441-4201 Ext 240, 241, 242, 243
Fax: +81-3-3280-5609

DOWNLOAD FORMULIR

Formulir Laporan Kelulusan
Formulir Laporan Belajar
Formulir Perpanjangan Paspor Dinas
Formulir Permohonan Surat Berlibur
Formulir Permohonan Note Verbal
Formulir Kedatangan Paspor Biasa
Formulir Kedatangan Dari Bidang Dikbud
Formulir Kedatangan Paspor Dinas
Formulir Legalisasi Barang Pindahan

Informasi dan Formulir Lengkap

Permohonan Note Verbal untuk Pelajar Pemegang Paspor Dinas

Mahasiswa/Karyasiswa Indonesia di Jepang yang memiliki paspor dinas/biru yang akan pergi ke negara lain berkenaan dengan penyelesaian studinya dan memerlukan note verbal, dapat mengurusnya melalui Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.

Untuk mendapatkan Note Verbal tersebut diperlukan persyaratan :
  1. Sudah melapor/terdaftar di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.
  2. Telah menyampaikan laporan belajar sampai periode tiga bulan terakhir.
  3. Surat permohonan kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.
  4. Memiliki izin Re-Entry dari Kantor Imigrasi Jepang.
  5. Izin tertulis dari pimpinan instansi yang bersangkutan.
  6. Izin tertulis dari dosen pembimbing yang bersangkutan.
  7. Surat undangan untuk menghadiri seminar, konferensi, dsb.
  8. Photocopy paspor yang bersangkutan.
  9. Mengisi formulir permohonan Note Verbal.
  10. Diurus paling lambat 1 bulan sebelum tanggal keberangkatan.
  11. Untuk pengurusan Note Verbal tidak dikenakan biaya administrasi.

Apabila diurus melalui pos, harap melampirkan amplop yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap serta perangko seharga 120 yen dan ditujukan ke :

Bidang Pendidikan
Kedutaan Besar Republik Indonesia – Tokyo
5-2-9, Higashi-Gotanda, Shinagawa-ku, Tokyo, 141-0022, Japan
Telp.: +81-3-3441-4201 Ext 240, 241, 242, 243
Fax: +81-3-3280-5609

Surat Keterangan Pindah (Konsuler) dan Pengurusan Barang Pindahan (Bea Cukai)

SURAT KETERANGAN PINDAH

Persyaratan:

1.Mengisi formulir Surat Keterangan Pindah

2.Fotokopi paspor (halaman depan dan halaman yang tertera landing permit di Jepang pertama kali)

3.Fotokopi KTP Indonesia / SIM Indonesia (sesuai alamat tinggal di Indonesia)

4.Fotokopi Residence Card (Zairyu Card)

5.Fotokopi tiket pesawat (itinerary)

Biaya ¥. 0 

BARANG PINDAHAN

adalah barang-barang yang karena kepindahan pemiliknya ke Indonesia dimasukkan ke wilayah Indonesia.

Barang-barang tersebut harus memenuhi ketentuan :

  1. Merupakan barang-barang kebutuhan rumah tangga yang telah dipakai dan setelah dimasukkan ke Indonesia tetap akan dipakai oleh rumah tangga tersebut;
  2. Tidak termasuk persediaan barang dagangan atau termasuk barang larangan;
  3. Bukan merupakan kendaraan bermotor.

Dasar hukum : Keputusan Menteri Keuangan Rl No.28/PMK.04/2008

Contoh barang yang umum dimasukkan sebagai barang pindahan seperti perabot rumah tangga, alat-alat dapur, buku-buku, piano, organ dan alat musik lainnya, alat-alat olah raga, televisi, radio, Video/VCD/LD/CD/DVD Player, komputer (PC), alat penyejuk udara, dan barang lainnya yang lazim dimiliki oleh sebuah rumah tangga.

Atas pemasukan barang-barang pindahan tersebut diberikan PEMBEBASAN BEA MASUK.

PEMBERIAN PEMBEBASAN BEA MASUK

Klik Disini untuk Pemberian pembebasan bea masuk atas barang pindahan

Download :

Formulir Barang Pindahan
Formulir Surat Keterangan Pindah (PDF)
Peraturan Menteri Bebas Bea Barang Pindahan


Peraturan Menteri Tentang Barang Penumpang

Ketentuan Bawa Barang Bawaan

Bagi para Mahasiswa/Karyasiswa (yang memiliki paspor dinas/biru) yang akan berlibur/kembali sementara ke Indonesia diharapkan membawa surat pengantar dari Kedutaan Besar RI di Tokyo untuk keperluan meminta exit permit dari Kementerian Luar Negeri di Jakarta.

Untuk mendapatkan surat keterangan berlibur/kembali sementara ke Indonesia diperlukan persyaratan :
  1. Sudah melapor/terdaftar di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.
  2. Telah menyampaikan laporan belajar sampai periode tiga bulan terakhir.
  3. Formulir Permohonan Surat Berlibur kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan (formulir ini dapat diperoleh di Bidang Dikbud KBRI Tokyo).
  4. Surat keterangan izin berlibur dari pimpinan/dosen pembimbing pada perguruan tinggi yang bersangkutan.
  5. Memiliki izin Re-Entry dari Kantor Imigrasi Jepang.
  6. Melampirkan Surat Persetujuan Sekretariat Kabinet RI yang masih berlaku.
  7. Photocopy paspor yang bersangkutan. (Halaman : Pemilik, Masa berlaku Paspor, Visa, Re-entry)
  8. Diurus paling lambat 14 hari sebelum tanggal keberangkatan.

Apabila diurus melalui pos, diharuskan melampirkan amplop [ukuran 12 cm x 23.5 cm] yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap serta perangko seharga 80 yen dan ditujukan ke:

Bidang Pendidikan
Kedutaan Besar Republik Indonesia – Tokyo
5-2-9, Higashi-Gotanda, Shinagawa-ku, Tokyo, 141-0022, Japan
Telp.: +81-3-3441-4201 Ext 240, 241, 242, 243
Fax: +81-3-3280-5609

DOWNLOAD FORMULIR

Formulir Laporan Kelulusan
Formulir Laporan Belajar
Formulir Perpanjangan Paspor Dinas
Formulir Permohonan Surat Berlibur
Formulir Permohonan Note Verbal
Formulir Kedatangan Paspor Biasa
Formulir Kedatangan Dari Bidang Dikbud
Formulir Kedatangan Paspor Dinas
Formulir Legalisasi Barang Pindahan

Informasi dan Formulir Lengkap

PEMOHON S.P.R.I (PASPOR) WNI :

Mengisi formulir permohonan s.p.r.i ( paspor) dengan lengkap  * formulir akan diberikan di loket Imigrasi KBRI Tokyo atau bisa di download disini

Melampirkan persyaratan sebagai berikut  :

1.Bukti domisili ( KTP Jepang / residence card harus di copy depan dan belakang copy di kertas A4 tidak di gunting), Membawa photo copy identitas diri, sebagai berikut :

2.akta lahir / Ijazah (SD/SMP/SMA/Perguruan Tinggi)/ Surat Nikah/ Surat Cerai (semua dokumen keluaran dari negara Indonesia)

3.Dokumen Tambahan:  Kartu Mahasiswa / Surat Keterangan Kerja dari perusahaan (untuk kenshusei) dan copy kontrak kerja terbaru dari Perusahaan(untuk kenshusei) serta harus didampingi oleh pendamping perusahaan (kenshusei).

4. 1 (satu) lembar pas foto terbaru ukuran 4 x 6 cm (ukuran ID). ( close up – 70 % sampai dengan  80 %  adalah wajah atau  muka )

5.Paspor Lama asli dan copy hal identitas dan alamat dalam 1 lembar kertas A4.

Membayar biaya (biaya paspor dan jasa IT SIMKIM) sebesar ¥.3.200,- ( tiga ribu dua ratus yen )  tunai / cash

Permohonan :

Senin s/d Kamis 09:30 11:30
  13:30 14:30
Jumat 09:30 11:30
  14:00 15:00


CATATAN :
  

1. Pemohon paspor harus datang sendiri ke kbri Tokyo untuk pengambilan foto biometrik dan sidik jari serta proses   wawancara di depan petugas serta tidak bisa diwakilkan.

2. Pemohon s.p.r.i ( paspor ), hanya akan diproses bila semua persyaratan telah dipenuhi dengan lengkap, pemohon harus datang ke KBRI Tokyo minimal 1 ( satu ) kali, jika pemohon menginginkan untuk dikirim terhadap paspor yang sudah selesai, mohon disediakan amplop balasan ( letter pack 500 atau 300 ) yang sudah ada nama, alamat lengkap dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

3. Untuk pengambilan paspor akan dihubungi oleh petugas kami, karena keputusan penyelesaian ditentukan oleh kantor pusat imigrasi.

PEMOHON S.P.R.I ( PASPOR ) UNTUK ANAK ( SAMPAI DENGAN USIA 17 TAHUN ) :

Mengisi formulir permohonan s.p.r.i ( paspor ) dengan lengkap dan ditanda tangani oleh orang tua yang bersangkutan.  * formulir akan diberikan di loket Imigrasi KBRI Tokyo atau bisa di download disini

Melampirkan semua persyaratan sebagai berikut :

1.Bukti domisili. ( KTP Jepang / residence card  harus di copy depan dan belakang copy di kertas A4 tidak di gunting )

2. Akta lahir  atau surat keterangan kelahiran (Asli/dan photo copy, untuk yang pertama kali membuat paspor) (semua dokumen keluaran dari negara Indonesia)

3.k.t.p Jepang / residence card orang tua  ( ayah dan ibu ) dan pemohon dalam 1 kertas A4. 

4.Photo copy paspor orang tua ( ayah dan ibu ) dalam 1 kertas A4.

5.Surat nikah orang tua, halaman foto dan Identitas dalam 1 kertas A4

6. 1(satu) lembar pas foto terbaru ukuran 4 x 6 cm (ukuran ID). ( close up – 70 % sampai dengan  80 % adalah muka atau  wajah )

7.Membayar biaya (biaya paspor dan jasa IT SIMKIM) sebesar ¥.3.200,- ( tiga ribu dua ratus yen )  tunai / cash

CATATAN : 

Pemohon paspor harus didampingi oleh orang tuanya (Ibu atau Bapak) ke kbri Tokyo untuk pengambilan foto biometrik dan sidik jari serta proses   wawancara didepan petugas serta tidak bisa diwakilkan.

Semua persyaratan diatas harus dicopy dan diperlihatkan kepada petugas.

Pemohon s.p.r.i ( paspor ), hanya akan diproses bila semua persyaratan telah dipenuhi dengan lengkap, pemohon harus datang ke KBRI Tokyo minimal 1 ( satu ) kali,jika pemohon menginginkan untuk dikirim terhadap paspor yang sudah selesai, mohon disediakan amplop balasan  ( letter pack 510 ) yang sudah ada nama, alamat lengkap dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

Tabel Daftar Biaya Dokumen Perjalanan Republik Indonesia

NO DOKUMEN PERJALANAN REPUBLIK INDONESIA SATUAN BIAYA (YEN)
1 Paspor Biasa 48 halaman per buku 2.700
2 Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP) untuk WNI perorangan per buku 500
3 Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP) untuk WNI perorangan menjadi SPLP keluarga dua orang atau lebih per buku 900
4 Paspor Biasa 24 halaman pengganti yang hilang yang masih berlaku per buku 1.800
5 Paspor Biasa 24 halaman pengganti yang rusak yang masih berlaku per buku 900
6 Paspor Biasa 48 halaman pengganti yang hilang yang masih berlaku per buku 5.300
7 Paspor Biasa 48 halaman pengganti yang rusak yang masih berlaku per buku 2.700
8 Paspor Biasa 24 halaman pengganti yang hilang/rusak yang masih berlaku disebabkan karena bencana alam dan awak kapal yang kapalnya tenggelam per buku 900
9 Paspor Biasa 48 halaman pengganti yang hilang/rusak yang masih berlaku disebabkan karena bencana alam dan awak kapal yang kapalnya tenggelam per buku 2.700

Permohonan :

Senin s/d Kamis 09:30 11:30
  13:30 14:30
Jumat 09:30 11:30
  14:00 15:00

Catatan :

Paspor selesai dalam waktu 4 hari kerja. Jika ada permasalahan dalam proses akan diinformasikan lebih lanjut.

Untuk informasi lebih lanjut dapat melalui email : immigration@kbritokyo.jp , atau telp. 03-3441-4201 ext. 417 / 412

Paspor Dinas dan Diplomatik yang hampir masa berlakunya (sekurang-kurangnya 6-8 bulan sebelumnya), dapat diganti oleh Kementerian Luar Negeri (U.p. Direktorat Konsuler) di Jakarta. KBRI Tokyo tidak memiliki wewenang dalam menerbitkan Paspor Dinas dan Diplomatik.

Persyaratan Dokumen untuk Penggantian Paspor Dinas dan Diplomatik:

i) Formulir Permohonan Pelayanan Paspor (2 hal) klik disini untuk download

ii) Fotokopi Paspor Dinas yang lama (halaman depan, status dan visa);

iii) Fotokopi Surat Penugasan dari Kementerian Sekretariat Negara;

iv) Fotokopi KTP dan Kartu Pegawai (Karpeg);

v) Pas foto dengan Standar Doc 9303 ICAO terkait Machine Readable Travel Documents, sebagai berikut :

a. Pas foto berwarna terbaru maksimal 6 bulan terakhir, ukuran 4×6;

b. Berlatar belakang putih polos dan wajah menghadap lurus ke depan;

c. Kualitas foto baik (foto studio) resolusi 1200 x 1800 px;

d. Foto tidak boleh terlihat gigi, ekspresi natural;

e. Disarankan tidak mengenakan kacamata dan aksesori kepala;

f.  Pakaian

– Pria: Mengenakan PSL (kemeja, jas, dasi)

– Wanita:  Mengenakan pakaian formal yang rapi dan sopan, poni/rambut tidak menutupi dahi, bagi yang berjilbab tidak mengenakan jilbab putih.

Tahapan Permohonan Paspor Dinas dan Diplomatik:

  1. Pengajuan permohonan diajukan melalui Petugas/ Admin yang ditunjuk di setiap Kementerian/ Lembaga secara online melalui Aplikasi Exit Permit. Admin masing-masing K/L akan mengunggah softcopy dokumen poin (i-v) ke aplikasi, sampai keluar nomor registrasi online, untuk melacak status permohonan secara real timeCatatan: Aplikasi Exit Permit dapat diunduh pada Google Play, hanya tersedia pada handphone berbasis Android.
  2. Setelah diperoleh nomor registrasi online dari aplikasi Exit Permit, harap segera mengirimkan scan dokumen pada poin no. (i-iv), softcopy foto (format .jpg) pada poin no. (v) dan nomor registrasi online ke alamat email KBRI berikut: consular@kbritokyo.jp.
  3. KBRI Tokyo akan menerbitkan surat pengantar kepada Direktorat Konsuler Kemlu di Jakarta.
  4. Direktorat Konsuler Kemlu di Jakarta akan melakukan proses verifikasi atas permohonan paspor dinas dan diplomatik.
  5. Jika permohonan ditolak, notifikasi akan disampaikan kepada Admin, dan diharapkan segera melengkapi/ memperbaiki persyaratan yang kurang, selanjutnya admin setiap K/L perlu mengunggah ulang dokumen perbaikan.
  6. Jika permohonan diterima, notifikasi Persetujuan akan disampaikan kepada Admin, dan paspor dapat diambil ke Loket Pelayanan Kekonsuleran dengan membawa paspor lama yang Asli.

Tata Cara Pengambilan Paspor Dinas

  1. Fungsi Konsuler KBRI Tokyo akan mengkonfirmasi tanggal pengambilan paspor melalui email atau telepon jika paspor baru sudah selesai.
  2. Lokasi pengambilan paspor dinas:

a. Disarankan diambil di kantor Kementerian Luar Negeri di Jakarta, Bagian ODS (One Desk Service) yang berlokasi di bagian belakang Gedung Utama. Pengambilan paspor ini dapat diambil sendiri atau diwakili oleh instansi asal. Harap membawa Surat Kuasa, Kartu Identitas, dan Paspor yang Lama untuk dihentikan masa penggunaannya.

b. Datang sendiri, tidak dapat diwakilkan ke Loket Pelayanan KBRI Tokyo. Harap membawa Paspor yang Lama untuk dihentikan masa penggunannya.

3. Mengisi Daftar Serah Terima Pengambilan Penggantian Paspor  Dinas di Loket Pelayanan.

Keterangan lebih lengkap dapat dilihat pada tautan di bawah ini.

Klik disini untuk Download – Pelayanan Paspor Diplomatik dan Dinas

日本

Surat Keterangan Kelahiran/出生証明書

Sesuai dengan Pasal 29 Undang-Undang No.23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan jo Pasal 59 Peraturan Presiden No.25 tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil, Perwakilan RI di Tokyo tidak menerbitkan Akte Kelahiran. Warga Negara Indonesia yang melahirkan di Jepang dapat mengurus Surat Keterangan Kelahiran(SKL) Anak dengan persyaratan sbb:

1. Mengisi formulir Laporan Kelahiran Anak klik disini untuk download formulir

2. Fotocopy hal. depan paspor Ayah + Ibu

3. Fotocopy surat nikah / akta / buku nikah resmi.

4 . Fotocopy surat kelahiran dari RS / Syussei Todoke (Jikou kisai Shoumeisho yang diterbitkan oleh Pemerintah Setempatcontoh

5. Surat Kelahiran dari Pemerintah Setempat (Syussei Juri Syomeisho) ASLI

6. Fotocopy halaman dalam Boshi-Techo/Buku Catatan Ibu & Anak

  (halaman 1,2, 13 dan 14, dimana tercatat nama Ayah + Ibu, Jam Lahir dll)

7. Fotocopy Resident Card Orang Tua

8. Letter Pack 360/510 beralamat lengkap untuk amplop balasan/pengiriman kembali

Surat Keterangan Lahir Anak (jika SKL ingin dikirim melalui pos)

9. Khusus utk anak yg lahir dari pasangan WNI dan WNA, perlu melampirkan copy paspor asing anak.

Lama proses : 2 hari kerja setelah berkas diterima lengkap & memenuhi syarat

Apabila pemohon tidak dapat datang ke KBRI, maka berkas permohonan SKL dapat dikirimkan ke alamat di bawah ini :

EMBASSY OF THE REPUBLIC OF INDONESIA TOKYO CONSULAR DIVISION
5-2-9 HIGASHIGOTANDA,SHINAGAWA-KU,TOKYO〒141-0022
Tel.03-3441-4201 (ext.428/424)

インドネシア共和国大使館
領事部
〒141-0022
東京都品川区東五反田5丁目2-9
Tel.03-3441-4201 (ext.428/424)

出生届提出書類

1. 出生証明書申請用紙 証明書申請をダウンロード -インドネシア語のみ

2. 両親のパスポートのコピー

3. 結婚証明書のコピー

4. 病院発行の出生証明書または出生届のコピー(市町村発行の事項記載証明書) 見本

5. 区市町村発行の出生受理証明書(原本)

6. 母子手帳の一部コピー:(両親の名前の記載されているページと出生時間の記載されているページ  1,2,13,14)

7. 両親の在留カードのコピー

8. 住所、氏名の記載されているレターパック360/510(返信用)  郵送希望の場合

9. 国際結婚の場合子供の外国パスポートのコピーが必要になります

* 提出書類に不備がなければ翌々日の受領になります。

Surat Pengantar Nikah Sipil-Pencatatan Nikah Islam-Surat Keterangan Nikah-Cerai/Affidavit for Marriage,etc-divorce registration/結婚具備証明書などー離婚証明書

Surat Pengantar Nikah/ Kekkon Gubi Shomeisho (結婚具備証明書)

Surat Pengantar Nikah/ Kekkon Gubi Shomeisho (結婚具備証明書)

i.Mengisi Formulir Surat Pengantar Nikah (diisi saat di KBRI)klik untuk contoh

Kedua mempelai (calon istri dan calon suami) wajib datang ke KBRI dan tidak dapat diwakilkan.

ii.Persyaratan

Catatan:

Sebelum dokumen Asli diserahkan ke Pelayanan Konsuler, harap semua dokumen di-fotocopy.

Khusus bagi WNI yang memiliki Ijin Tinggal sebagai Kensushei/Jissushei/Perawat/Care Giver, harap melampirkan persyaratan tambahan yaitu Surat Ijin/Surat Mengetahui bahwa yang bersangkutan menikah dari tempat kerja.


a) Pihak WNI

1.Berkas lengkap ASLI Surat Keterangan/Rekomendasi Numpang Nikah di Jepang

klik untuk contoh (termasuk di dalamnya Formulir N1,N2,N3,N4) yang dikeluarkan oleh KELURAHAN di Indonesia.

NI (Surat keterangan untuk nikah) klik untuk contoh

N2 (Surat keterangan asal usul) klik untuk contoh

N3 (Surat persetujuan mempelai) klik untuk contoh

N4 (Surat keterangan tentang orang tua) klik untuk contoh

2. Melampirkan Surat Pengantar dari KUA (ASLI) klik untuk contohatau Surat Pengantar dari Catatan Sipil (ASLI) klik untuk contoh

3. Surat Ijin dari orangtua / keluarga bermaterai (ASLI)  klik untuk contoh

*Bagi yang pernah memiliki riwayat menikah, Surat Ijin Orang Tua tidak diperlukan.

4.Fotocopy Akte Cerai/Kematian bagi calon mempelai yang berstatus janda/duda.

5. Fotocopy Akte Kelahiran

6. Fotocopy Paspor

7. Fotocopy Kartu Keluarga

8. Fotocopy KTP Indonesia & Resident Card Jepang

9. Pas foto 1 lembar (3x4cm) berwarna (berlatar putih)

Catatan: Apabila kedua calon mempelai adalah WNI, maka pas foto yang diperlukan sebanyak 2 (dua) lembar.

b) Pihak WN Jepang

1.Surat Keterangan Belum Menikah / Dokushin Shomeisho dari  Ward/City Office Jepang.

*Bagi yang pernah menikah, perlu Surat Keterangan Perceraian / Rikon Jyuri Shomeisho dari Ward/City Office Jepang

2.Surat Ijin Orangtua atau keluarga/Ryoshin/kazoku no Shodakusho klik untuk contoh

*Bagi yang pernah menikah, Surat Ijin Orang Tua tidak diperlukan.

3.Koseki Tohon / Kartu Registrasi Keluarga

4.Juminhyo / Surat Keterangan Domisili

5.Fotocopy Paspor

6.Pas foto 1 lembar (3x4cm) berwarna (berlatar putih)

c) Pihak WN Asing Lain

1.Surat Keterangan Belum Menikah dari negara asal atau Kedutaan Negara tersebut di Jepang.

*Bagi yang pernah menikah, diperlukan juga Surat Keterangan Perceraian dari negara asal atau Kedutaan Negara tersebut di Jepang.

2.Surat Ijin dari Orangtua / keluarga klik untuk contoh

* Bagi yang pernah menikah, Surat Ijin Orang Tua tidak diperlukan. 

3.Fotocopy Akte Kelahiran

4.Fotocopy Paspor

5.Fotocopy Kartu Keluarga

6.Fotocopy Resident Card Jepang yang masih berlaku.

7.Pas foto 1 lembar (3x4cm) berwarna (background:putih)

Proses: Selesai pada hari yang sama apabila dokumen lengkap & memenuhi syarat.


結婚具備証明書 申請手続きと必要書類

i. 結婚具備証明書 申請用紙に記入する (申請書は大使館にて記入)

結婚具備証明書 申請の際は、婚約者両名が大使館においでください。

ii. 必要書類

a) インドネシア人側

1.モデルN1N2などを含めた、日本で結婚をするためのレター(Surat Keterangan

   Numpang Nikah di Jepang)など、インドネシアの区市町村で発行された証

    明書一式原本 (見本)

2. インドネシアKUA、または住民登録局からの紹介状(原本)を必ず添付見本

3. 両親または家族の同意書(インドネシアの印紙の貼られたもの) 原本 (見本)

* 結婚履歴がある方は両親の同意書は不要です

4. 婚姻履歴を証明するための離婚証明書/死亡証明書のコピー

5. 出生証明書(Akte Kelahiran)のコピー

6. パスポートのコピー

7. インドネシアのファミリーカード(kartu keluarga)のコピー

8. IDカード(KTP& 在留カード / 在留許可証のコピー

9. 顔写真1枚(3x4cm)カラー(背景:白)

b) 日本人側

1. 区市町村発行の独身証明書(初婚の人) /離婚受理証明書 原本

(過去に婚姻履歴のある人)

2. 両親または家族の同意書 原本 (見本)

(結婚する者の氏名、結婚を承諾する内容、両親または家族の氏名、住所と印鑑)

* 結婚履歴がある方は両親又は家族の同意書は不要です。

3. 戸籍謄本 原本

4. 住民票 原本

5. パスポートのコピー

6. 顔写真1枚(3x4cm)カラー(背景:白)

* 提出書類に不備がなければ当日の受領になります。


Documents required for issuing Marriage Acknowledgement Letter

i. Fill in the Form of Acknowledgement Letter (at the Embassy)

Groom and Bride must show up at the Indonesian Embassy in Tokyo with all required documents to acquire the Affidavit of Marriage.

ii. Requirements:

1.Indonesian Citizen

1.   One Set of Letter of Reference (N1, N2, N3, N4) issued by KELURAHAN/KECAMATAN in Indonesia 

NI Click here for Sample

N2 Click here for Sample

N3 Click here for Sample

N4 Click here for Sample

2. Original Letter of Reference from the Office of Religious Affairs or Letter of Reference from the Civil Registry Office. (Click here for Sample)

3.   Acknowledgement Letter from parents/family with sign on stamp (Click here for Sample)

* For those who has Marriage record, this letter is not necessary.

4.   Copy of Divorce Certificate *for those who has Divorce record

5.   Copy of Birth Certificate

6.   Copy of Passport

7.   Copy of Family Registration

8.   Copy of KTP & Japan’s Resident Card

9.   Color ID Photograph 1 pieces (3x4cm) in white background

b) Foreign Citizen

1.  Affidavit of Marriage/ from origin country or Embassy in Japan

*For those who has divorce record, attach copy of your Divorce Certificate

2.  Letter of Consent from parents/family (Click here for Sample)

* For those who has marriage record, this letter is not necessary.

3.  Copy of Birth Certificate

4.  Copy of Passport

5.  Copy of Family Registration

6.  Copy of Japan’s Resident Card

7.  Color ID Photograph 1 piece (3x4cm) in white background

The Letter can be acquired on the same day if applicants can provide all necessary & valid documents.

Surat Pencatatan Perkawinan Luar Negeri

  1. Bagi WNI yang telah mendaftarkan pernikahannya di Ward/City Office setempat, proses selanjutnya adalah membuat Surat Pencatatan Perkawinan LN sebagai salah satu syarat pelaporan pernikahan LN di Indonesia.

    Persyaratan dapat dikirim via pos, dengan menggunakan Letter Pack 360/510

    Persyaratan untuk Penerbitan Surat Pencatatan Perkawinan LN & legalisasi Acceptance of Marriage

    1. Foto copy paspor (Suami + Istri)
    2. Surat Keterangan Pernikahan (Kekkon Juri Syomeisho) dari Kelurahan X2 (Asli)
    3. Formulir Pelaporan Perkawinan Luar Negeri (download disini)
    4. Letter Pack 360/510 beralamat lengkap sebagai amplop balasan, apabila dokumen pernikahan ingin dikirim ke rumah.

    国外婚姻届報告書・結婚受理証明書 英訳文 申請必要書類

    1. 夫婦のパスポートのコピー
    2. 区市町村発行の結婚受理証明書(原本) X2
    3. 国外婚姻届報告申請書 (ダウンロード)
    4. 住所、氏名の記載されているレターパック360/510(返信用)

Pelaksanaan Pernikahan Islam (Penghulu) untuk WNI bermukim di Jepang

Pelaksanaan Pernikahan Islam (Penghulu) untuk WNI bermukim di Jepang

Apabila proses pernikahan catatan sipil sudah selesai, maka dapat mengajukan proses pernikahan Islam.

  1. Fotocopy Surat Pengantar Nikah/ Kekkon Gubi Shomeisho (結婚具備証明書) di KBRI Tokyo.
  2. Fotocopy Surat Bukti Pencatatan Perkawinan Luar Negeri dan Acceptance Marriage (yang diterbitkan KBRI setelah mempelai mendaftarkan pernikahan di Kantor Catatan Sipil setempat/ Kuyakusho/ Shiyakusho Jepang).
  3. Surat Kuasa dari orang tua mempelai perempuan ke Penghulu KBRI *Bila Ayah mempelai perempuan berhalangan hadir
  4. Pas Photo berwarna mempelai masing-masing 1 lembar, Ukuran 4×6 untuk Akte Nikah
  5. Pas Photo berwarna mempelai masing-masing 2 lembar, Ukuran 2×3 untuk Buku Nikah
  6. Bagi calon mempelai Non-Muslim, maka akan di-Islamkan terlebih dahulu sebelum Ijab Kabul dan akan diterbitkan Surat Keterangan Masuk Islam.
  7. Mengirimkan Surat Permohonan disertai nomor kontak dan data (1-5) ke alamat berikut:

Kepada Penghulu KBRI Tokyo

Bapak Akhmad Munir

Indonesian Embassy

5-2-9 Higashi Gotanda Shinagawa-ku Tokyo 141-0022

Kontak: (03) 3441-4201 ext. 326

Email: munir@kbritokyo.jp

 

8. Wajib membawa 2 orang saksi laki-laki muslim Akil Baligh/ Dewasa untuk Ijab Kabul.

Catatan:

Sebelum dokumen Asli diserahkan ke Pelayanan Konsuler, harap semua dokumen di-fotocopy.

Surat Keterangan Perceraian

Persyaratan untuk Surat Keterangan Cerai
  1. Mengisi formulir surat bukti pencatatan LN (klik disini untuk download)
  2. Fotocopy paspor (Suami + Istri)
  3. Surat Keterangan Cerai (Rikon Juri Syomeisho) dari Kelurahan setempat ASLI
  4. Fotocopy Surat keterangan Nikah yang diterbitkan oleh KBRI / buku nikah
  5. Letter Pack 360/510 beralamat lengkap untuk amplop balasan, apabila dokumen ingin dikirimkan ke rumah)
  6. Fotocopy Resident Card (Zairyu Card)

Lama Proses : 1-2 hari kerja apabila seluruh berkas memenuhi syarat

離婚証明書申請 必要書類

1.   申込書に記入してください (ダウンロード)

2.   夫婦のパスポートのコピー

3.  区市町村発行の離婚受理証明書 原本

4.   当大使館発行の結婚受理証明書のコピーまたはブクニカのコピー

5.   住所、氏名の記載されているレターパック510 または 360(返信用)

6.   在留カードのコピー

Dokumen dapat dikirim via pos, dengan melampirkan seluruh persyaratan ke:

Persyaratan untuk Surat Keterangan Kewarganegaraan / Nationality Certificate:

  1. Mengisi formulir (klik disini untuk download)
  2. Fotocopy paspor halaman depan
  3. Fotocopy akte kelahiran (bolak balik apabila ada catatan di halaman belakang)
  4. FotoCopy Resident Card/Zairyu Card, bolak balik
  5. Letter Pack 360/510 beralamat lengkap untuk amplop balasan, apabila dokumen ingin dikirimkan ke rumah)

国籍証明書申請 必要書類

1.   申書記入 (ダウンロード)

2.  パスポートのコーピ 

3.   出生証明書のコーピ

4.   在留カードのコピー

5.   住所、氏名の記載されているレターパック510 または 360(返信用)

Lama Proses : 1-2 hari kerja apabila seluruh berkas memenuhi syarat

Dokumen dapat dikirim via pos, dengan melampirkan seluruh persyaratan ke:

Pesyaratan untuk memperoleh Surat Keputusan Menteri Hukum dan HAM terkait Pelepasan Kewarganegaraan RI:

    1. Membuat surat permohonan melepaskan kewarganegaraan RI ditandatangani di atas materai.
    2. Melampirkan surat keputusan naturalisasi/memperoleh kewarganegaraan baru, diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia serta dilegalisasi di KBRI.
    3. Melampirkan legalisasi salinan Akte Lahir, Akte Nikah, Paspor RI.
    4. Melampirkan salinan paspor/ID card kewarganegaraan baru.
    5. Melakukan regitrasi layanan kewarganegaraan secara on line melalui aplikasi SAKE di website: sake.ahu.go.id untuk memperoleh nomor permohonan.
    6. Mengunggah dokumen nomor 1-4 ke dalam aplikasi SAKE
    7. Mengirimkan dokumen nomor 1-4 dan menyertakan nomor permohonan ke KBRI Tokyo
    8. Mengembalikan paspor RI ke KBRI Tokyo.