Paspor Dinas dan Diplomatik yang hampir masa berlakunya (sekurang-kurangnya 6-8 bulan sebelumnya), dapat diganti oleh Kementerian Luar Negeri (U.p. Direktorat Konsuler) di Jakarta. KBRI Tokyo tidak memiliki wewenang dalam menerbitkan Paspor Dinas dan Diplomatik.

Persyaratan Dokumen untuk Penggantian Paspor Dinas dan Diplomatik:

i) Formulir Permohonan Pelayanan Paspor (2 hal) (Klik disini untuk Download)

ii) Fotokopi Paspor Dinas yang lama (halaman depan, status dan visa);

iii) Fotokopi Surat Penugasan dari Kementerian Sekretariat Negara;

iv) Fotokopi KTP dan Kartu Pegawai (Karpeg);

v) Pas foto dengan Standar Doc 9303 ICAO terkait Machine Readable Travel Documents, sebagai berikut :

a. Pas foto berwarna terbaru maksimal 6 bulan terakhir, ukuran 4×6;

b. Berlatar belakang putih polos dan wajah menghadap lurus ke depan;

c. Kualitas foto baik (foto studio) resolusi 1200 x 1800 px;

d. Foto tidak boleh terlihat gigi, ekspresi natural;

e. Disarankan tidak mengenakan kacamata dan aksesori kepala;

f.  Pakaian

– Pria: Mengenakan PSL (kemeja, jas, dasi)

– Wanita:  Mengenakan pakaian formal yang rapi dan sopan, poni/rambut tidak menutupi dahi, bagi yang berjilbab tidak mengenakan jilbab putih.

Tahapan Permohonan Paspor Dinas dan Diplomatik:

  1. Pengajuan permohonan diajukan melalui Petugas/ Admin yang ditunjuk di setiap Kementerian/ Lembaga secara online melalui Aplikasi Exit Permit. Admin masing-masing K/L akan mengunggah softcopy dokumen poin (i-v) ke aplikasi, sampai keluar nomor registrasi online, untuk melacak status permohonan secara real timeCatatan: Aplikasi Exit Permit dapat diunduh pada Google Play, hanya tersedia pada handphone berbasis Android.
  2. Setelah diperoleh nomor registrasi online dari aplikasi Exit Permit, harap segera mengirimkan scan dokumen pada poin no. (i-iv), softcopy foto (format .jpg) pada poin no. (v) dan nomor registrasi online ke alamat email KBRI berikut: consular@kbritokyo.jp.
  3. KBRI Tokyo akan menerbitkan surat pengantar kepada Direktorat Konsuler Kemlu di Jakarta.
  4. Direktorat Konsuler Kemlu di Jakarta akan melakukan proses verifikasi atas permohonan paspor dinas dan diplomatik.
  5. Jika permohonan ditolak, notifikasi akan disampaikan kepada Admin, dan diharapkan segera melengkapi/ memperbaiki persyaratan yang kurang, selanjutnya admin setiap K/L perlu mengunggah ulang dokumen perbaikan.
  6. Jika permohonan diterima, notifikasi Persetujuan akan disampaikan kepada Admin, dan paspor dapat diambil ke Loket Pelayanan Kekonsuleran dengan membawa paspor lama yang Asli.

Tata Cara Pengambilan Paspor Dinas

  1. Fungsi Konsuler KBRI Tokyo akan mengkonfirmasi tanggal pengambilan paspor melalui email atau telepon jika paspor baru sudah selesai.
  2. Lokasi pengambilan paspor dinas:

a. Disarankan diambil di kantor Kementerian Luar Negeri di Jakarta, Bagian ODS (One Desk Service) yang berlokasi di bagian belakang Gedung Utama. Pengambilan paspor ini dapat diambil sendiri atau diwakili oleh instansi asal. Harap membawa Surat Kuasa, Kartu Identitas, dan Paspor yang Lama untuk dihentikan masa penggunaannya.

b. Datang sendiri, tidak dapat diwakilkan ke Loket Pelayanan KBRI Tokyo. Harap membawa Paspor yang Lama untuk dihentikan masa penggunannya.

3. Mengisi Daftar Serah Terima Pengambilan Penggantian Paspor  Dinas di Loket Pelayanan.

Keterangan lebih lengkap dapat dilihat pada tautan di bawah ini.

Klik disini untuk Download – Pelayanan Paspor Diplomatik dan Dinas